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Excel在會計工作中的應用

  計算機是人類的一項偉大的發明,改變了人類的生活。計算機的最大優點就是節省了勞動力,讓很多復雜的工作變得簡單。Excel作為專門處理數據的軟件,受到會計工作人員的親睞。那么,Excel都適用于什么范圍?在會計工作中能解決什么問題?使用Excel對會計工作者有什么要求呢?筆者將針對以上問題進行一一陳述。

  一、Excel的應用范圍

  Excel是一種常用的辦公軟件,這種辦公軟件兼具計算、排列、標記等多種功能,用于處理一些簡單的數據。會計工作者是每天都要跟數據打交道的工作,工作的內容就是處理大量的數據:工資的核算,補助的核算,公司員工的報銷等。數據處理軟件是對會計工作十分有用的一個軟件,可以幫助會計工作者快速對數據進行處理,并且處理起來比較方便、易懂。為了適應市場化的需求,計算機技術人員專門研制了適合會計工作使用的財務軟件,這些軟件就是根據會計的日常工作所涉及的,具備很多專業功能。這類軟件好是好,但是并不適合所有的企業。一些大型企業財務問題比較多,使用這類軟件得心應手。但是一些小企業本身沒有多少財務問題,會計的日常工作主要就是工資的核算以及員工的報銷。這類小企業使用專門的財務軟件不僅不方便,還會帶來一些麻煩。因此在一些中小企業中,會計人員選擇的是Excel。Excel沒有很多復雜的功能,但是處理日常的一些數據也夠了。

  二、Excel在會計日常工作中的使用

  1.工資的核算

  會計工作中員工工資的核算是一項重要內容,涉及到員工的利益也涉及到公司的利益,如果除了差錯,會帶來很大的麻煩。為此,工資的核算一定要準確,清晰。利用Excel制作工資表,可以達到方便瀏覽和盡量避免出現計算錯誤的目的。Excel中已經設置好了基本的格式,會計工作者可以根據自己的工作內容進行調整。比如在第一行打上“工資表”三個字,就將第一行表格選中,然后在上方的工具欄中選擇“合并居中”,這些小的框框就可以合并為一個大的,在里面敲上漢字“工資表”就可以了,這三個字會自動居中。然后在下面的表格中可以按列分別寫上員工的姓名,工作天數,工資總額等。大多數的員工的工作天數是全勤的,但也會有一部分員工會有請假的情況,造成與別的員工的不同,為了便于查看,可以將這些請假員工的工作天數用“紅色”來表明,具體步驟:將所要標記的單元格選中,然后在上面的工具欄中選擇字體顏色為“紅色”,就可以了。利用Excel,工資表的各項內容可以做出標記,利于會計核算,不會出現錯誤。

  2.報銷單的核算

  Excel的另一個強大功能就是對數據的核算,將數據輸入之后,進行工具的操作,就能得出幾個數的和或者差,這種計算方法就避免了人工計算有可能多算一個或者少算一個的可能,達到準確無誤。在員工進行報銷的時候,會計都要對報銷的款項進行核算,這時就可以利用Excel。將報銷的各項名稱輸入之后,輸入各個報銷項的金額,注意的是這幾項所要報銷的金額要輸入在同一行或者同一列之中,將數據輸入之后,用鼠標左鍵將這些數據全部選中,然后點擊工具欄中的“求和”標志,在這些數據的下一個單元格中就會出現這些數據的和。利用Excel計算的數據時間快、準確度高。

  三、會計工作者使用Excel的注意事項

  Excel雖然操作簡單,但是如果不熟悉計算機的人,使用Excel就不是很容易了。像Excel中的一些輸入規則,標記規則,計算方法等,都需要一定的計算機操作基礎。近些年畢業的會計專業人員在Excel上操作上一般不會出現問題。但是一些年紀較大的老會計,對電腦不熟悉,對 Excel的操作技能基本為零。這些老會計使用起來就會覺得麻煩了。企業應該對這些老會計進行培訓,讓他們掌握Excel的操作技巧??梢圆扇〖信嘤柕姆绞?,專門聘請專家進行Excel的操作講解;另外,還可以讓企業中的年輕員工幫助老會計,盡快學會Excel的操作。這樣不僅提高工作效率,還能改善同事之間的關系。

  與此同時,計算機技術還在日新月異的發展,新技術、新發明層出不窮。Excel的更新換代也很快,新版的Excel會在原來基礎上增加一些功能或者進行功能的改進,便于人們的操作。因此會計人員應該及時更新自己的Excel版本,及時學習應用最新版本的Excel,讓Excel為自己的工作服務,提高工作效率,提升工作質量。

  最后,提醒使用Excel的會計人員,一定要注意進行文件的保存。在計算機的操作過程中,有時會出現電腦自動關機或者突然斷電等情況,如果出現了意外情況,電腦中的文件就會消失,所做的努力就白費了。所以在進行Excel操作時,一定要及時保存,或者在電腦中設置自行保存,避免重要文件的丟失。

  結語

  社會在發展,科技在進步。計算機的問世,互聯網的問世,都大大改變了人們的生活方式,讓人們的生活、工作更便捷。計算機的功能十分強大,可以快速處理文字、數據、圖片,還可以制作視頻、動畫,廣泛應用與各個領域。計算機中處理數據的軟件也有很多,其中也有很多專門的軟件,比如超市處理數據會有專門的收銀機,財務部門處理大量數據會有專門的財務軟件。這些軟件的發明和應用都縮短了人們的工作時間,提高了工作效率。目前,Excel廣泛應用與中小企業的會計部門,為這些會計人員的工作提供了很多便利。當然,Excel并不能解決所有會計工作中的問題,也存在著一些操作上的弊端,但是隨著科學技術的進步,計算機功能的不斷完善,Excel的功能也會進一步的完善,為用戶提供更好的服務??茖W技術是第一生產力,科學的發展必將帶來經濟的發展,帶來生活的改變。

 
 
 

 

 
   
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